Team Drives sind eine hervorragende Lösung für eine firmenweite Dokumentenablage. Jedes Team Drive bildet eine Sicherheitsebene ab, sodass Daten gut geschützt sind. Doch jedes noch so gute System hat seine Fallstricke und muss richtig verwendet sowie verwaltet werden, um Missbrauch oder Unfälle zu vermeiden.
Viele “klassische” Konzepte, die man aus der Administration von On-Premises-Dateisystemen kennt, finden auch bei Team Drives Anwendung. Beispielsweise bietet es sich an, wie in einer Active Directory-Umgebung Gruppen für die Berechtigungen zu verwenden.
Allerdings sind Gruppen in der G Suite nicht mit Gruppen im Active Directory gleichzusetzen. Auch sind die Berechtigungsarten in der G Suite anders als in einem klassischen NTFS-Dateisystem.
Gruppen in der G Suite sind ein mächtiges Werkzeug für die Abbildung von delegierten Rechten. Eine Gruppe kann mehrere Rollen haben, welche unterschiedliche Rechte an der Gruppe haben. Ein Manager beispielsweise kann auf einfache Art selbst entscheiden, wer Zugriff auf das Team Drive seiner Abteilung erhält.
Berechtigungen bei Team Drives wirken auf den ersten Blick durchaus eingeschränkt im Vergleich zu dem, was mit einem NTFS-Dateisystem möglich ist. Dieser Eindruck verschwindet jedoch schnell, wenn man sich von dem Gedanken eines “klassischen” Dateisystems trennt. Insbesondere die Berechtigung auf Informationen in einer Cloud-Storage-Lösung folgt anderen Ansätzen als bei NTFS.
Die Idee des Teilens und der Selbstbestimmung (in definiertem Rahmen) wird groß geschrieben. Dies vermindert den administrativen Aufwand in der IT und beschleunigt das Arbeiten im Büro.
Damit man bei den Rechten nicht den Überblick verliert und beispielsweise bei einem Audit noch sagen kann, wer wo Zugriff hat, bietet Google mächtige Analyse- und Reporting-Werkzeuge an.
Ein Google-Dokument (Doc, Sheet, Slide) ist keine Datei im klassischen Sinne. Das Dokument kann nicht heruntergeladen und auf einen USB-Stick kopiert werden. Was auf den ersten Blick unpraktisch erscheint, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als großer Vorteil.
Da das Dokument ein “Objekt” in der Cloud ist, kann es anders behandelt werden, als eine Datei. Beispielsweise ist die Gefahr, dass sich jeder eine eigene lokale Version des Dokuments vorhält und diese sporadisch zum zentralen Speicherort kopiert (und dabei die Arbeit seiner Kollegen überschreibt) quasi nicht existent.
Jeder arbeitet immer mit demselben Objekt – und das sogar gleichzeitig. Übrigens: Auch offline kein Problem!
Dies senkt nicht nur die Frustration beim Benutzer, da es kein Check-In/Out oder Versionskonflikte gibt, es verringert auch den Aufwand beim Administrator, da weniger Support zu leisten ist. Da keine Dateien mehr per Mail verschickt werden, bleibt auch das Postfach aufgeräumt und klein.
Jede gute IT-Abteilung arbeitet mit Automatisierung. Wie bei allen Diensten in der G Suite, bietet Google auch bei den Team Drives eine umfangreiche API für die automatisierte Verwaltung und Analyse an. Die Schnittstellen basieren auf modernen Web-Technologien und sind einfach in Anwendungen zu integrieren oder auch in Skripten zu verwenden.
Unser FirstWare IDM- und Team Drive-Portal bietet eine nahtlose Integration zu diesen Schnittstellen und erlaubt Ihnen eine anwenderfreundliche Administration Ihrer Team Drives.
Weitere Infos
Die FirstAttribute bietet Ihnen neben langjähriger Erfahrung im Bereich der On-Premises-Verzeichnisse wie Active Directory auch in der Cloud und auf dem Weg dorthin eine starke Partnerschaft. Wir beraten Sie bei jedem Schritt und unterstützen Sie bei der Konzeption Ihrer Ideen, sodass Sie alle Möglichkeiten, die Ihnen die Cloud bietet, auch wirklich ausnutzen können.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
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